Jak ustalać priorytety priorytetów?

Paź 5, 2017 |

Jak osiągać ambitne cele?

Po co planować, podporządkowywać się schematom, systemom?  Spontaniczność jest przecież taka twórcza! Otwiera nas na ludzi i świat, a do tego rozwija kreatywność. Znasz to podejście? Ja tak. I to doskonale. W biznesie warto jednak wcześniej przygotować bezpieczne warunki do uprawiania spontaniczności. Cennym jest stworzenie pewnych ram, pewnego porządku i przejrzystej strategii. Szczególnie tej dotyczącej wyznaczania priorytetów. To dzięki takiemu podejściu otwieramy sobie możliwość na skuteczne osiąganie odważnych celów biznesowych przy zachowaniu równowagi w pozostałych sferach. Jak zatem nauczyć się wybierać „priorytet priorytetów”?  

Zapraszam Cię do zrobienia ćwiczenia. Weź kartkę i długopis.

Teraz zastanów się przez moment, co chcesz osiągnąć zawodowo w nadchodzącym roku? Nie ograniczaj się!  Wymień wszystkie pragnienia, te skryte też. Masz to?

Teraz …. przenieś się myślami o 12 miesięcy wstecz. Przypomnij sobie o czym wtedy marzyłeś? Ile miałeś pragnień i celów zawodowych miałeś? Jakie one były? Szczerze! ….. Ile z nich zrealizowałeś? Zapisz stopień finalizacji każdego z nich w procentach – 30%, 70% … 100%?

Robię czasami takie ćwiczenia z moimi klientami. Najczęściej siadają z kartką papieru i zapisują swoje cele. Często okazuje się, że choć mają wiele pomysłów na rozwinięcie swoich firm, niewiele z nich zostaje realizowanych albo niewiele doprowadzonych do końca. Często te, nad którymi pracują, nie dają im oczekiwanych rezultatów i satysfakcji. Czują się zmęczeni i sfrustrowani poczuciem, że ciągle za czymś gonią. Czują, że mogą osiągać tak wiele, ale …. gdzieś się to im rozjeżdża … albo… nie mają na to zwyczajnie siły. Pytają mnie: „co źle funkcjonuje w moim podejściu?”. Chcą realizować wszystko o czym marzą. Chcą zwiększyć sprzedaż, chcą rozwijać firmę, siebie i ludzi. Chcą wprowadzać innowacje, chcą… chcą …chcą i ….. nikt nie zadaje im pytania, co jest dla nich najważniejsze?

Co jest dla Ciebie najważniejsze?

Wszystko jest ważne i musi być zrealizowane na już!” – mówił jeden z moich klientów (właściciel firmy). Przez długi czas nie potrafił zrozumieć, że robiąc wszystko, nie robi nic dobrze. A większość naszych porażek i rozczarowań bierze się właśnie z braku określenia priorytetów. Jak znasz się na wszystkim, to w niczym nie jesteś ekspertem!!! Dlatego, aby osiągnąć cel skoncentruj się na tym, co dla Ciebie jest najważniejsze, co pomoże Ci rozwinąć siebie, twoją firmę i kreować takie otoczenie jakiego potrzebujesz. Każde inne działanie będzie stratą czasu! Uwierz mi! Drogo mnie kosztowały eksperymenty w tym obszarze zanim się nauczyłam – co jest skuteczne! Jest jeszcze jedna ważna, o ile nie najważniejsza, kwestia – priorytety, to priorytety – możesz ich mieć od 3 do 5 maksymalnie!!! I koncentrować się przede wszystkim na TYCH.

Jak ustalić priorytety?

W tym pomoże Ci to proste ćwiczenie:

  • Wypisz najważniejsze obszary, z których aktualnie składa się: twoje życie zawodowe / twój biznes / twoja firma (od 5 do 8 maksymalnie obszarów) np. zarządzanie zespołem, sprzedaż, finanse, logistyka, komunikacja zewnętrzna, delegowanie, edukowanie itp. Każdy z nas ma inne obszary w danym momencie, każdy niech wypisze te, które są ważne dla niego, a nie te, które wydaje mu się, że powinien wpisać. Warto zrobić te ćwiczenie z dobrym coachem, który pomoże Ci wydobyć te naprawdę najważniejsze obszary.
  • Wpisz te wszystkie swoje obszary w narysowane koło, które podziel na tyle części, ile masz obszarów. Przy każdej tak powstałej części koła zaznacz, w skali od 1 (najbliżej środka koła) do 10 poziom – na ile, na ten moment, jesteś zadowolony z rezultatów w tym obszarze w twoim biznesie / dziale.
  • Spójrz na swój rysunek – i zastanów się jakie 3 obszary są aktualnie dla Ciebie najważniejsze? Na których chcesz się skoncentrować i na których warto byś się skoncentrował? Masz te 3? …… Właśnie określiłeś swoje priorytety! Gratuluje!

 

Jak zarządzać priorytetami?

Umiejętność zarządzania priorytetami to także – i przede wszystkim – świadome wybory. Na czym to polega? Przede wszystkim na podejmowaniu dobrych decyzji! Często na pogodzeniu się z myślą, że nie we wszystkim będziemy idealni, że z kilku, być może wcześniej ważnych dla nas obszarów, będziemy musieli zrezygnować. Przełożymy je albo na chwilę, albo na dłuższy czas, albo całkowicie zrezygnujemy z ich realizacji. Aby skutecznie zarządzać celami zaakceptuj, że:

  • Czegoś nie zrobisz – albo ukończysz dodatkowy projekt lub kurs, albo każdy dzień będziesz pucowała/pucowała godzinami coś co już masz w firmie. Pytanie: „Co jest dla mnie ważniejsze w tym momencie, co sprawi, że osiągnę to na czym mi zależy?”. Acha i uwaga: nie ma złych odpowiedzi! – dla jednej osoby w danym momencie ważne będą: nowe rozwiązania, nowi klienci, nowi pracownicy itp. dla drugiej – aktualny zespół, istniejący klienci czy wdrożone już rozwiązania.
  • Coś zrobisz nie tak doskonale, jak byśmy sobie tego życzyła/życzył – nie możemy być perfekcjonistami w każdym obszarze naszego życia. Nawet nie ma takiej potrzeby. Są przecież rzeczy ważne i ważniejsze. Jeśli zależy nam na tym, żeby nasi pracownicy dobrze pracowali i byli zdrowi nie koniecznie musimy im zapewniać stołówkę ze zdrową żywnością i masaże ;), możemy częściej ich doceniać – aby poczuli się zauważeni, możemy stworzyć im warunki do tego by mieli, w trakcie pracy, czas na relaksującą przerwę i możemy wiele innych rzeczy.
  • Pozwolisz zrobić komuś coś za siebie – i zaakceptujesz, że nie będzie to zrobione tak jak byś Ty to zrobił, ale będzie zrobione dobrze! Przecież nie musimy samodzielnie przygotowywać wszystkich prezentacji – może zrobić to za Ciebie ktoś inny, kto doskonale sobie z tym poradzi. A TY w tym czasie np. douczysz się tego czego, Ci brakuje by zrealizować twoje priorytety.
  • Z czegoś rezygnujesz z pełną świadomością – musimy zaakceptować fakt, że nie jest to priorytet na teraz, albo nie jest to dla nas wystarczająco ważne. Tak, może być to trudne, ale nie da się zająć wszystkim w tym samym czasie. Pewnym rzeczom trzeba powiedzieć – Nie.
Jak skutecznie realizować cele?

Ustalenie priorytetów to jedno, ale ich codzienna realizacja to już zupełnie co innego. Co z tego, że nadamy priorytety naszym celom, jak po pewnym czasie okazuje się, że pojawiają się inne, bardziej wartościowe sprawy.

Sukces osiągniemy tylko wtedy, gdy priorytety zachowają dla nas najwyższą wagę do samego końca. Tak – od początku do końca! O ile łatwo jest realizować cele, kiedy na początku mamy w sobie dużo zapału, o tyle trudniej jest, kiedy pojawiają się przeszkody i dopada nas codzienność czy zmęczenie. Wielu z nas tak ma, że chce osiągnąć wszystko jak najszybciej i najlepiej wszystko naraz. Szkoda nam czasu na opracowanie strategii, na ustalanie ważności i hierarchii zadań i nie dbamy o trzymanie dyscypliny. Zaraz pojawia się „zadyszka” i jakiś rodzaj zmęczenia. Osiąganie wielkich celów to nie jest sprint na 100 metrów, to najczęściej maraton. A przygotowanie do maratonu trwa – długie tygodnie. Trzeba zastanowić się jak podzielić treningi, jak się wspierać, być może poprosić kogoś o pomoc – najlepiej kogoś, kto ma już doświadczenie i przebiegł niejeden maraton. Dlatego, aby skutecznie ustalić priorytety w biznesie warto odpowiedzieć sobie na 4 pytania:

  1. Co chcę osiągnąć? Im konkretniej to określisz, tym większe szanse na to, że znajdziesz odpowiedni plan dojścia do tego celu.
  2. Co dzięki temu zyskam? Jakie korzyści przyniesie Ci zrealizowanie tego celu. Co wniesie do twojego biznesu i do twojej drogi zawodowej zrealizowanie tego celu? Odpowiedzi na to pytanie pomogą Ci znaleźć motywacje do działania w rożnych momentach.
  3. Jak chcesz to zrobić? Im bardziej dokładnie określisz kroki, podzielisz na mniejsze zadania „drogę”, tym łatwiejsza będzie ich realizacja.
  4. Kto i co Ci może w tym pomóc? Przecież nie warto wyważać otwartych drzwi – możesz poprosić o pomoc kogoś, kto wie, jak daną sprawę załatwić.
Jak sobie radzić?

I na koniec – prawdą jest, że nie zawsze będzie łatwo, że realizacja ambitnych celów składa się ze wzlotów i upadków. Wszystkie te momenty są potrzebne, ponieważ wtedy najszybciej „rośniemy”. Są dni, kiedy koncentrujmy się wyłącznie na bieżących, powtarzalnych zadaniach, które z pozoru nie wnoszą w nasze życie nic nadzwyczajnego. Niemniej jednak warto z tyłu głowy, każdego dnia, przypominać sobie swoje główne cele. Zadbać o to by każdego tygodnia zbliżać się w tym kierunku, który jest dla nas priorytetowy. I nagle okazuje się, że dzięki konsekwencji i sumiennemu podejściu do naszych działań, zyskujemy więcej niż zakładaliśmy.

Zacznijmy od zrobienia tego, co konieczne, następnie zróbmy to, co możliwe, a nagle się okaże, że robisz rzeczy niemożliwe”  –  Św. Franciszek z Asyżu

W moim życiu się sprawdza!

A jak jest u Ciebie?

Co zrobisz, już dziś!, by realizować TE CELE, które naprawdę Cię ZBLIŻĄ do twojego sukcesu zawodowego?

Konsekwencji, determinacji i powodzenia !

 

 

Foto.: Kasia Czapska / główne – Mariusz Poniatowski www.mariuszponiatowski.pl

 

zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco